Schlagwort: Team-Postfach

Welches WhatsApp-Team-Postfach zu dir passt, hängt davon ab, wie viele Personen Kunden antworten, welche Kanäle du nutzt und wie dein Anbieter jede WhatsApp-Nachricht abrechnet. Dieser Leitfaden stellt vier Team-Postfächer nebeneinander und vergleicht Preis nach Teamgröße, Nachrichtengebühren, Funktionen und Support, auf Basis der veröffentlichten Preise jedes Anbieters vom 2. Oktober 2026. Die Nachrichtengebühren bekommen besonders viel Raum, denn ab dem 1. Oktober 2026 sind auch die Antworten kostenpflichtig, die dein Team innerhalb eines Kundengesprächs sendet.

Das Wichtigste auf einen Blick

1. Ab dem 1. Oktober 2026 berechnet Meta Service-Antworten nach 1.000 kostenlosen Servicenachrichten pro Nummer und Monat zum Utility-Tarif, sodass der Preis pro Nachricht einen großen Teil der Kosten eines Team-Postfachs ausmacht.
2. 360Dialog Inbox ist im Premium-Plan für 99 EUR pro Nummer und Monat enthalten, mit unbegrenzt vielen Nutzern und Metas Nachrichtengebühren ohne Aufschlag.
3. Die veröffentlichte Preisliste von WATI liegt bei Marketing-, Utility- und Servicetarifen über Meta, Respond.io berechnet Metas Tarife und stellt im Growth-Plan Kontakte über 1.000 in Rechnung, und Trengo startet bei 299 EUR pro Monat für zehn Nutzer mit einem Gesprächskontingent.

360Dialog Inbox vs. WATI vs. Respond.io vs. Trengo im Überblick

Alle vier Anbieter verbinden sich mit der offiziellen WhatsApp Business API, Metas Schnittstelle für Business-Messaging-Software, und unterscheiden sich vor allem darin, wie die Preise mit Teamgröße und Nachrichtenvolumen wachsen. Ein Business Solution Provider (BSP) ist ein Unternehmen, das Meta dazu autorisiert, Unternehmen mit dieser API zu verbinden. Die Tabelle nutzt die Preisseite jedes Anbieters vom 2. Oktober 2026, mit jährlicher Abrechnung zuerst und monatlicher Abrechnung in Klammern, und Euro-Preisen, wie sie Besuchern aus Deutschland angezeigt werden.[1][2][3][4][5]

Funktion	360Dialog Inbox	WATI	Respond.io	Trengo
Meta-Partnerstatus	Official Meta Solution Partner auf Premier-Ebene	Badge „Meta Official Partner“ auf der Startseite	Meta Premier Partner und WhatsApp BSP	Meta-Partner und offizieller WhatsApp BSP
Preis für fünf Nutzer	99 EUR pro Monat (Premium, monatliche Abrechnung)	119 EUR (149 EUR) im Pro-Plan	159 USD (199 USD) im Growth-Plan, dem ersten Plan mit Broadcasts	299 EUR (349 EUR) im Boost-Plan
Preis für zehn Nutzer	99 EUR pro Monat	314 EUR (344 EUR): Pro plus fünf Nutzer zu je 39 EUR	159 USD (199 USD) im Growth-Plan	299 EUR (349 EUR) im Boost-Plan
Enthaltene Nutzer	Unbegrenzt	3 im Growth-Plan, 5 im Pro-Plan	5 im Starter-Plan, 10 im Growth-Plan	10 im Boost-Plan
WhatsApp-Nachrichtengebühren	Metas Tarife, ohne Aufschlag	Eigene Preisliste von WATI	Metas Tarife, ohne Aufschlag	Metas Preisliste
Weitere nutzungsabhängige Kosten	Keine	Automatisierungs-Trigger über 1.000 bis 5.000 pro Monat	Kontakte über 1.000 pro Monat im Growth-Plan	Gespräche über dem Kontingent, KI-Aufpreis
Broadcasts	Inklusive (Sendout)	15.000 pro Monat im Growth-Plan, unbegrenzt in Pro und Business	Ab dem Growth-Plan	Kostenpflichtiges Add-on
Automatisierung und KI	Automation-Add-on für eingehende WhatsApp-Flows, dazu Zapier, Make, n8n oder deine eigene KI über die Inbox API	Chatbot-Builder in allen Plänen, Astra KI-Agenten separat bepreist	AI Agents und Workflows ab Growth	AI Agent in allen Plänen, 0,25 EUR pro Gespräch, das die KI bearbeitet
Kontakte und CRM	Tags als schlanke Vertriebspipeline, CRM über Zapier, Make oder n8n	Kontaktverwaltung, HubSpot ab Pro	Lifecycle-Phasen, Integrationen für HubSpot und Salesforce	Kontaktprofile und Gruppen, Integrationen für HubSpot und Salesforce
Kanäle	WhatsApp	WhatsApp, Instagram, Facebook, TikTok, Website-Widget	WhatsApp, Instagram, Messenger, Telegram, LINE, WeChat, Viber, E-Mail, SMS, TikTok, Webchat, VoIP	WhatsApp, E-Mail, Live-Chat, Facebook, Instagram, Telegram, Telefonie
Integrationen	Zapier, Make, n8n, API, MCP	HubSpot, Salesforce, Zoho CRM, Shopify, WooCommerce, Zapier, Make, Klaviyo, API	HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zendesk, Shopify, Zapier, Make, n8n, API, MCP	HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Shopify, WooCommerce, API ab Pro
Support	24/7-Support durch Menschen, erste Antwort in unter 30 Minuten bei Premium	24/7 per E-Mail und Chat im Pro-Plan	24/7-Support durch Menschen und KI	Montag bis Freitag, 09:30 bis 18:30 Uhr MEZ, Telefonsupport ab Pro
Einrichtung	Mit einem Klick im Dashboard, in wenigen Minuten live	Dediziertes Onboarding bei Jahresplänen inklusive	7-tägige kostenlose Testphase, 28-tägiges Onboarding-Programm als Add-on erhältlich	Persönliches Onboarding in allen Plänen

Die Angaben zu Kanälen, Integrationen und Support stammen von den Seiten der jeweiligen Anbieter.[6][7][8][9][10]

Wenn du sehen möchtest, wie der Premium-Plan für 99 EUR im Vergleich zum aktuellen Plan deines Teams abschneidet, sprich mit uns und wirf einen Blick auf die Plantabelle unserer Inbox-Seite. Unser Leitfaden zum Arbeiten mit WhatsApp im Team über ein gemeinsames Postfach zeigt die Einrichtung.

Was ein Team-Postfach ab dem 1. Oktober 2026 kostet

Ab dem 1. Oktober 2026 berechnet Meta Servicenachrichten zum selben Tarif wie Utility-Nachrichten im jeweiligen Land. Servicenachrichten sind die frei formulierten Antworten, die ein Unternehmen innerhalb des 24-Stunden-Fensters nach einer Kundennachricht sendet.[11] Jede Unternehmens-Telefonnummer erhält 1.000 kostenlose Servicenachrichten pro Monat, ab der 1.001. Nachricht berechnet Meta Gebühren. Der Großteil dessen, was ein Team aus einem Postfach sendet, sind Service-Antworten, deshalb wiegt der Preis pro Nachricht jetzt so schwer wie das Abo. Unser Leitfaden zur Abrechnung von Servicenachrichten ab dem 1. Oktober 2026 erklärt die Änderung.

Die folgenden Tarife sind die veröffentlichten Tarife von Meta und den einzelnen Anbietern für Deutschland, in US-Dollar pro Nachricht.

Nachrichtentyp	Tarif von Meta	360Dialog	WATI (Growth und Pro)	Respond.io	Trengo
Marketing	0,1365 USD	0,1365 USD	0,2184 USD	0,1365 USD	Metas Preisliste
Utility	0,0550 USD	0,0550 USD	0,0990 USD	0,0550 USD	Metas Preisliste
Service, ab dem 1. Oktober 2026	0,0550 USD nach 1.000 kostenlosen	0,0550 USD nach 1.000 kostenlosen	0,0660 USD nach 1.000 kostenlosen	0,0550 USD nach 1.000 kostenlosen	Metas Preisliste

Die Preisliste von WATI mit Stand 1. Oktober 2026 gilt für die Pläne Growth und Pro, im Business-Plan gibt es einen Rabatt.[12] Laut WATI-Hilfecenter sind Servicenachrichten ab dem 1. Oktober 2026 in allen Plänen pro Nachricht kostenpflichtig, die aktuellen Tarife sehen Kunden in ihrem Wallet.[13] Respond.io gibt an, dass Kunden nur das zahlen, was Meta berechnet, ohne Aufschlag.[14] Trengo verweist Kunden auf Metas Preisliste und gibt an, diese Tarife weder ändern noch rabattieren zu können.[15]

Das folgende Beispiel bildet einen Monat für ein fünfköpfiges Team in Deutschland ab, das 8.000 Service-Antworten sendet, davon 7.000 kostenpflichtig, sowie einen Broadcast mit 2.000 Marketingnachrichten an 1.500 Kontakte.

Kostenposition	360Dialog	WATI	Respond.io	Trengo
Abo	99 EUR (Premium)	119 EUR (Pro)	159 USD (Growth)	299 EUR (Boost) plus Broadcasting-Add-on, Preis nicht veröffentlicht
2.000 Marketingnachrichten	273,00 USD	436,80 USD	273,00 USD	273,00 USD zu Metas Tarif
7.000 kostenpflichtige Service-Antworten	385,00 USD	462,00 USD	385,00 USD	385,00 USD zu Metas Tarif
Kontakte oder Gespräche	Keine Kosten	Keine Kosten	60,00 USD für 500 Kontakte über 1.000	Servicegespräche kostenlos, alle anderen zählen zum Kontingent von 6.000 pro Jahr
Veröffentlichte Monatssumme	99 EUR plus 658,00 USD	119 EUR plus 898,80 USD	877,00 USD	299 EUR plus 658,00 USD plus das Broadcasting-Add-on
Ungefähre Gesamtsumme*	685,19 EUR	919,71 EUR	781,29 EUR	885,19 EUR plus das Broadcasting-Add-on

*Dieses Beispiel dient nur zur Veranschaulichung. Um die Summen in einer Währung zu vergleichen, rechne US-Dollar-Beträge zum Referenzkurs der Europäischen Zentralbank vom 2. Oktober 2026 um, also 1 EUR = 1,1225 USD.[17] Wechselkurse, Anbieterpreise und Metas Nachrichtentarife ändern sich mit der Zeit. Dein Anbieter oder deine Bank kann außerdem einen anderen Kurs verwenden, prüfe deshalb vor deiner Entscheidung die aktuellen Preise jedes Anbieters.

Wächst dasselbe Team auf zehn Personen, gilt die Zeile für zehn Nutzer in der Vergleichstabelle: 360Dialog, Respond.io Growth und Trengo Boost behalten dasselbe Abo, bei WATI Pro kommen pro zusätzlichem Nutzer 39 EUR im Monat hinzu. Alle Zahlen sind Schätzungen auf Basis öffentlicher Preise vom 2. Oktober 2026. Die tatsächlichen Kosten hängen von Land, Nachrichtenmix, Währung und Plan ab.

Wo jedes Tool an seine Grenzen stößt

Jedes der vier Postfächer hat eine Grenze, die sichtbar wird, sobald dein Team oder dein Nachrichtenvolumen wächst.

• WATI: Die veröffentlichten Marketing-, Utility- und Servicetarife liegen über denen von Meta, deshalb steigen die Nachrichtenkosten mit dem Volumen schneller. Der Growth-Plan umfasst drei Nutzer ohne Option auf weitere, und Automatisierungs-Trigger sind je nach Plan auf 1.000 bis 5.000 pro Monat begrenzt.
• Respond.io: Der Starter-Plan enthält keine Broadcasts. Growth und Advanced rechnen pro Monthly Active Contact über 1.000 ab, im Growth-Plan mit 12 USD pro 100 Kontakte, die Rechnung wächst also mit der Zahl der Personen, mit denen du schreibst.
• Trengo: Der günstigste Plan startet bei 299 EUR pro Monat mit zehn Nutzern, ein Team aus zwei oder drei Personen zahlt also für mehr Plätze, als es braucht. Broadcasting ist ein Add-on, Gespräche, die die KI bearbeitet, kosten je 0,25 EUR, Gespräche über dem Kontingent kosten bei jährlicher Abrechnung 15 EUR pro 100, und der Support ist werktags zu Geschäftszeiten erreichbar.
• 360Dialog Inbox: Das Postfach deckt nur WhatsApp ab, ohne integrierten Chatbot-Builder, und die Kontaktverwaltung läuft über Tags. Teams, die einen Chatbot oder ein vollständiges CRM möchten, binden eines über Zapier, Make, n8n oder ein Partner-Tool an.

Wenn dein Team einen Chatbot-Builder oder ein vollständiges CRM auf seiner WhatsApp-Nummer braucht, kannst du unter unseren geprüften Partner-Tools die richtige Lösung finden und behältst dieselbe Nummer und dieselben Nachrichtentarife.

Welches WhatsApp-Team-Postfach zu deinem Team passt

360Dialog passt zu Teams, deren Kundengespräche auf WhatsApp stattfinden, vom kleinen Team bis zum großen Team, das einen einzelnen Use-Case wie Vertrieb, Support oder Marketing abdeckt. Die anderen drei passen zu Teams, die integrierte Chatbots oder mehrere Kanäle in einem Postfach brauchen.

Deine Situation	Beste Wahl	Warum
Dein Team arbeitet nur auf WhatsApp	360Dialog	Postfach, Broadcasts und eingehende WhatsApp-Flows in einem Plan, zu Metas Nachrichtentarifen
Ein großes Team deckt einen Use-Case (Vertrieb, Support oder Marketing) auf WhatsApp ab	360Dialog	Unbegrenzt viele Nutzer für 99 EUR pro Nummer, zusätzliche Personen ändern den Preis also nicht
Ein kleines Team, das nur WhatsApp braucht	360Dialog	Ein Plan, monatlich abgerechnet, ohne Gebühren pro Nutzer
Du willst einen Chatbot-Builder im Postfach	WATI	Chatbot-Builder in jedem Plan
Du sprichst Kunden auf vielen Kanälen an	Respond.io	WhatsApp, Instagram, Messenger, Telegram, LINE, WeChat, Viber, E-Mail und mehr in einem Postfach
Du willst integrierte KI-Agenten und Workflow-Automatisierung	Respond.io	AI Agents und Workflows ab dem Growth-Plan
Du brauchst WhatsApp, E-Mail, Live-Chat und Telefonie für zehn oder mehr Agenten	Trengo	Omnichannel-Postfach mit zehn enthaltenen Nutzern im Boost-Plan

Teams, die WhatsApp noch über eine inoffizielle App betreiben, sollten zuerst auf ein offizielles Setup umsteigen, denn laut WhatsApp verstoßen inoffizielle Apps gegen die Nutzungsbedingungen und können zu einer vorübergehenden oder dauerhaften Sperre führen.[16]

Wenn dein Team auf WhatsApp arbeitet und du alle Agenten ohne Gebühr pro Nutzer auf eine Nummer bringen willst, kannst du im Premium-Plan für 99 EUR pro Nummer und Monat dein Postfach aktivieren.

Häufig gestellte Fragen

Ist 360Dialog ein WhatsApp BSP?

Ja. 360Dialog ist Official Meta Solution Partner auf Premier-Ebene, der höchsten Stufe des Partnertyps, der früher BSP hieß. Meta autorisiert 360Dialog damit, Unternehmen direkten Zugang zur WhatsApp Business API zu geben. 360Dialog Inbox läuft über diese offizielle API-Verbindung, und Metas Nachrichtengebühren werden ohne Aufschlag weitergegeben.

Berechnet WATI pro WhatsApp-Nachricht mehr als Meta?

Ja, laut der veröffentlichten Preisliste für die Pläne Growth und Pro. In Deutschland nennt WATI 0,2184 USD pro Marketingnachricht, 0,0990 USD pro Utility-Nachricht und 0,0660 USD pro Servicenachricht, während Metas Tarife bei 0,1365 USD, 0,0550 USD und 0,0550 USD liegen. Der Business-Plan von WATI erhält einen Rabatt auf diese Preisliste, und Servicenachrichten sind ab dem 1. Oktober 2026 in allen WATI-Plänen kostenpflichtig.

Kosten WhatsApp-Service-Antworten ab dem 1. Oktober 2026 Geld?

Ja. Ab dem 1. Oktober 2026 berechnet Meta jede Servicenachricht zum Utility-Tarif des Landes, in dem der Kunde sitzt. Eine Servicenachricht ist eine frei formulierte Antwort innerhalb des 24-Stunden-Kundenservice-Fensters, das sich öffnet, wenn dir ein Kunde schreibt. Jede Unternehmens-Telefonnummer erhält 1.000 kostenlose Servicenachrichten pro Monat, ab der 1.001. Nachricht berechnet Meta Gebühren. In Deutschland liegt der Tarif bei 0,0550 USD pro Nachricht.

Wie wechsle ich von der WhatsApp Business App oder einer inoffiziellen App zu einem Team-Postfach?

Von der WhatsApp Business App aus kannst du deine bestehende Nummer mit 360Dialog verbinden, deine Nummer und deine Kontakte behalten und deinen Nachrichtenverlauf synchronisieren. Die App läuft parallel zum Postfach weiter und muss mindestens alle 13 Tage geöffnet werden. Der Official-Business-Account-Status und die Calling API sind auf diesen gemeinsam genutzten Nummern nicht verfügbar. Bei einer inoffiziellen App empfiehlt WhatsApp, den Chatverlauf zu sichern, die inoffizielle App zu deinstallieren und die Nummer in der offiziellen WhatsApp oder WhatsApp Business App neu zu registrieren. Danach kannst du sie auf dieselbe Weise verbinden.

Quellen

[1] 360Dialog, „WhatsApp Business Platform Pricing.“ https://360dialog.com/pricing Accessed October 2, 2026.

[2] 360Dialog, „Shared WhatsApp Inbox for Teams.“ https://360dialog.com/inbox Accessed October 2, 2026.

[3] WATI, „Pricing.“ https://www.wati.io/pricing/ Accessed October 2, 2026.

[4] Respond.io, „Pricing.“ https://respond.io/pricing Accessed October 2, 2026.

[5] Trengo, „Pricing.“ https://trengo.com/prices Accessed October 2, 2026.

[6] WATI, homepage. https://www.wati.io/ Accessed October 2, 2026.

[7] Respond.io, „Integrations.“ https://respond.io/integrations Accessed October 2, 2026.

[8] Respond.io, „Contact Us.“ https://respond.io/contact Accessed October 2, 2026.

[9] Trengo, „Integrations.“ https://trengo.com/integrations Accessed October 2, 2026.

[10] Trengo, „Contact Us.“ https://trengo.com/contact Accessed October 2, 2026.

[11] Meta for Developers, „Pricing on the WhatsApp Business Platform,“ including the USD rate card effective October 1, 2026. https://developers.facebook.com/documentation/business-messaging/whatsapp/pricing Accessed October 2, 2026.

[12] WATI, „Cost per message and minute call in USD for Growth/Pro Plan,“ dated October 1, 2026. https://drive.google.com/file/d/1dt4sTvjXW12gXOk9y8UL-rxFlBAtNKWX/view Accessed October 2, 2026.

[13] WATI Help Center, „Message-Based Pricing: All You Need to Know.“ https://support.wati.io/en/articles/11561662-message-based-pricing-all-you-need-to-know Accessed October 2, 2026.

[14] Respond.io, „Integration for WhatsApp Business Platform.“ https://respond.io/integrations/whatsapp Accessed October 2, 2026.

[15] Trengo Help Center, „WhatsApp pricing changes from 1 October 2026.“ https://help.trengo.com/article/whatsapp-pricing-changes-from-1-october-2026 Accessed October 2, 2026.

[16] WhatsApp Help Center, „About Unofficial Apps.“ https://faq.whatsapp.com/1217634902127718 Accessed October 2, 2026.

[17] European Central Bank, „Euro foreign exchange reference rates: US dollar (USD).“ https://www.ecb.europa.eu/stats/policy_and_exchange_rates/euro_reference_exchange_rates/html/eurofxref-graph-usd.en.html Accessed October 6, 2026.

Du baust eine WhatsApp-Vertriebspipeline ohne CRM auf, indem du in einem gemeinsamen WhatsApp-Postfach jedes Gespräch per Tag mit einer Deal-Phase versiehst und den Tag weiterschiebst, sobald der Verkauf vorankommt. Du markierst jeden Kundenchat mit einer Phase wie „Neuer Lead“, „Angebot gesendet“ oder „Warten auf Zahlung“, und deine gesamte Pipeline liegt dort, wo die Gespräche ohnehin stattfinden.

Das Wichtigste auf einen Blick

1. Tags in einem gemeinsamen WhatsApp-Postfach ersetzen die Deal-Phasen eines CRM, indem sie jedes Gespräch mit einem Pipeline-Status kennzeichnen.
2. Kleine Teams, die hauptsächlich über WhatsApp verkaufen, haben mehr davon, ihre Gespräche zu taggen, als ein CRM zu pflegen, das für größere Vertriebsorganisationen gebaut ist.
3. Die Kombination aus Tags und Gesprächszuweisung zeigt gleichzeitig, wo ein Deal steht und wer ihn betreut.
4. Gespeicherte Antworten beschleunigen deine Antworten, solange das Gespräch mit einem Kunden offen ist, und freigegebene Templates erreichen Kunden, deren Deals eingeschlafen sind.
5. 360Dialog Inbox ist im Premium-Plan für 99 EUR pro Monat und Nummer enthalten und bietet Tags, Zuweisung und gespeicherte Antworten ohne separate Kosten pro Agent.

Warum ein CRM für kleine Teams im WhatsApp-Vertrieb zu viel ist

Ein CRM ist im WhatsApp-Vertrieb oft nicht nötig, weil der Deal im Gespräch selbst liegt und ein Tag-System im Postfach ihn ohne zweites Tool verfolgen kann.

Die meisten CRMs sind für Organisationen mit mehreren Vertriebskanälen, komplexen Übergaben und Reporting-Anforderungen gebaut, die das Abo und die Einarbeitung rechtfertigen. Ein Team aus zwei bis sechs Personen, das Deals über WhatsApp abschließt, braucht keine Pipeline-Dashboards, kein Lead-Scoring und keine Prognosemodelle. Es muss drei Dinge wissen: Wer ist dieser Kunde, in welcher Phase steht der Deal, und was ist mein nächster Schritt?

Ohne System stecken diese Antworten im Kopf oder in einer Tabelle, die schnell veraltet. Ein CRM bündelt die Deal-Daten, aber der Vertriebler muss trotzdem das Gespräch verlassen, um jedes Update einzutragen. Für kleine Teams, bei denen jeder Deal in WhatsApp stattfindet, ist es einfacher, den Deal direkt im Postfach zu verfolgen, mit Tags als Pipeline-Phasen.

Wie Tags dein WhatsApp-Postfach in eine Vertriebspipeline verwandeln

Tags machen dein WhatsApp-Postfach zur Vertriebspipeline, weil du jedem Gespräch ein Label für die Deal-Phase geben und alle Gespräche nach diesem Label filtern kannst.

Tags sind frei definierbare Labels in einem gemeinsamen WhatsApp-Postfach, die du passend zu deinem Vertriebsprozess anlegst.[1] Schreibt dir ein neuer Interessent, taggst du das Gespräch mit „Neuer Lead“. Nach dem Versand eines Angebots änderst du den Tag in „Angebot gesendet“. Sobald der Kunde zahlt, wechselt das Gespräch zu „Gewonnen“. Gesprächsverlauf, Deal-Status und nächster Schritt sind auf einem Bildschirm sichtbar.

360Dialog Inbox ist ein gemeinsames WhatsApp-Postfach für Teams, in dem mehrere Agenten über eine Geschäftsnummer Nachrichten senden und empfangen. Die Technologie dahinter heißt get.chat und ergänzt die WhatsApp Business API um Funktionen für die Zusammenarbeit im Team, darunter Tags. Am nützlichsten sind Phasen-Tags, denn mit ihnen filterst du das Postfach auf die Gespräche, die heute etwas von dir brauchen.

Wenn deine Deals schon in WhatsApp-Chats stattfinden, sprich mit uns darüber, wie du sie mit Tags in 360Dialog Inbox verfolgst.

So planst du die Phasen deiner Tag-basierten Pipeline

Für deine Tag-basierte Pipeline ordnest du jedem Schritt deines tatsächlichen Vertriebsprozesses einen Tag-Namen zu und legst diese Tags dann in deinen Postfach-Einstellungen an.

Schritt 1: Bilde deinen Vertriebsprozess ab

Schreib die Phasen auf, die ein Deal vom ersten Kontakt bis zum Abschluss durchläuft. Die meisten kleinen Vertriebsteams auf WhatsApp folgen einem Muster wie diesem:

• Neuer Lead: Ein Kunde schickt seine erste Nachricht, oder du nimmst selbst Kontakt auf, mit einer Template-Nachricht. Das ist das vorab freigegebene Nachrichtenformat, das WhatsApp verlangt, wenn dein Unternehmen zuerst schreibt.
• Qualifizierung: Du hast geklärt, dass der Kunde etwas will, das du verkaufst, und es sich leisten kann.
• Angebot gesendet: Du hast einen Preis, ein Angebot oder eine Produktliste geschickt.
• Verhandlung: Der Kunde hat Fragen, wünscht Änderungen oder vergleicht Optionen.
• Warten auf Zahlung: Die Bedingungen sind vereinbart, du wartest auf die Zahlung.
• Gewonnen: Zahlung erhalten, Bestellung bestätigt.
• Verloren: Der Deal kam nicht zustande.

Dein Unternehmen hat vielleicht andere Phasen. Eine Druckerei könnte zwischen „Angebot gesendet“ und „Warten auf Zahlung“ die Phase „Warten auf Freigabe der Druckvorlage“ einfügen. Eine Klinik könnte die gesamte Abfolge durch „Termin angefragt“, „Bestätigt“, „Abgeschlossen“ und „Nicht erschienen“ ersetzen. Passe die Tags an deinen Prozess an und benenne jede Phase nach dem, worauf du wartest, etwa „Warten auf Zahlung“, damit der Tag deinem Team den nächsten Schritt zeigt.[2] Unser Playbook zum Betrieb einer Vertriebspipeline mit Tags enthält Beispiele für Phasen aus der Auftragsfertigung im Handel, aus Kliniken und aus Buchungen.

Schritt 2: Lege deine Tags an

Öffne den Bereich Tags in deinen Postfach-Einstellungen. Lege pro Phase einen Tag an, in der Reihenfolge, in der Deals sie durchlaufen. Wähle kurze Namen, die jedes Teammitglied gleich versteht, damit „neu“ und „Neuer Lead“ nie als zwei Phasen enden.

Schritt 3: Vereinbare Regeln für den Phasenwechsel

Halte schriftlich fest, wann ein Gespräch von einem Tag zum nächsten wechselt: „Angebot gesendet“ heißt, das Angebot liegt im Chat, und „Gewonnen“ heißt, die Zahlung ist eingegangen. Gib jedem Gespräch immer nur einen Phasen-Tag, denn ein Chat mit drei Phasen-Tags zeigt nicht mehr, wo der Deal steht.

Der tägliche Ablauf: Deals mit Tags steuern

Der tägliche Ablauf mit Tags besteht aus drei Handgriffen: neue Gespräche sichten, laufende Deals voranbringen und festgefahrene Deals prüfen.

Neue Gespräche sichten

Kommt eine neue WhatsApp-Nachricht von jemandem, der noch nicht in deiner Pipeline ist, taggst du sie sofort. „Neuer Lead“ ist der Standard-Einstieg. Überspringt schon die erste Nachricht die Qualifizierung, taggst du sie direkt mit der späteren Phase. Ein Gespräch ohne Tag ist für die Pipeline unsichtbar.

Deals voranbringen

Aktualisiere den Tag nach jedem relevanten Austausch. Du hast das Angebot geschickt? Dann setzt du den Tag auf „Angebot gesendet“. Der Kunde hat bestätigt, dass er kaufen will? Dann wechselt das Gespräch zu „Warten auf Zahlung“. Das ist ein Klick im Postfach, und wenn du direkt nach der Aktion aktualisierst, bleibt die Pipeline korrekt.

Festgefahrene Deals prüfen

Filtere dein Postfach einmal am Tag nach jeder Pipeline-Phase und suche nach Gesprächen, die sich nicht bewegt haben. Ein Gespräch, das seit fünf Tagen auf „Angebot gesendet“ steht, ist ein Kandidat für ein Follow-up. Ein Gespräch, das seit zwei Wochen auf „Verhandlung“ steht, ist womöglich verloren.

Ein stilles Gespräch bedeutet meist, dass sich das Kundenservice-Fenster geschlossen hat. Das Fenster ist der Zeitraum, in dem WhatsApp dir freie Antworten erlaubt: 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kunden.[3] Begann der Chat über eine Anzeige mit Klick auf WhatsApp und antwortest du innerhalb dieses Fensters, öffnet Meta zusätzlich ein separates kostenloses Einstiegspunktfenster von bis zu 7 Tagen. In dieser Zeit berechnet Meta nichts für deine Marketing-, Utility-, Authentifizierungs- und Servicenachrichten.[12] Ist das Kundenservice-Fenster geschlossen, erreicht nur noch ein freigegebenes Template den Kunden. Lass dir deshalb pro Phase, in der du nachfasst, ein Template freigeben, etwa eine Angebotserinnerung, eine Zahlungserinnerung und ein Lieferupdate, und sende es aus dem Chat, um das Gespräch wieder zu öffnen.[4]

Solange das Fenster offen ist, fügen gespeicherte Antworten wiederkehrende Texte wie einen Zahlungslink ein, ohne dass du sie neu tippen musst.

Tags und Zuweisung kombinieren: Pipeline-Management im Team

Kombinierst du Tags mit der Gesprächszuweisung, entsteht eine Pipeline, die zeigt, wo ein Deal steht und wer ihn betreut.

In einem gemeinsamen WhatsApp-Postfach für Teams macht die Gesprächszuweisung eine Person für jedes Gespräch verantwortlich, und alle anderen im Team sehen das. Ergänzt du diese Struktur um Tags, kann ein Manager nach „Angebot gesendet“ filtern, um alle Deals in dieser Phase zu sehen, oder nach Agent filtern, um die komplette Pipeline einer Person zu sehen.

Die Postfach-Konfiguration unterstützt neben Tags und Zuweisung auch Benutzergruppen und Berechtigungen.[5] Du kannst Agenten unter denselben Regeln gruppieren, festlegen, welche Gespräche jede Person lesen und schreiben darf, und das Taggen für Nutzer abschalten, die keine Phasen ändern sollen.[11] So bleibt die Verantwortung klar, und Tag-Änderungen bleiben in den richtigen Händen.

In einem typischen Setup wird jedes Gespräch beim ersten Kontakt getaggt und zugewiesen. Offene Deals werden am Schichtende oder bei Abwesenheit eines Agenten neu verteilt, und am Ende der Woche filtert der Manager nach Phase.[6]

Tags oder CRM: Welcher Ansatz passt zu deinem Team

Eine Tag-basierte Pipeline ist für kleine Teams gebaut, die hauptsächlich über WhatsApp verkaufen. Ob Tags der richtige Ansatz sind oder du ein CRM brauchst, hängt von deiner Teamgröße, deinen Vertriebskanälen und deinen Anforderungen an das Reporting ab.

	Tags in 360Dialog Inbox	CRM
Ideale Teamgröße	2 bis 6 Personen	Größere oder schnell wachsende Teams
Vertriebskanäle	Hauptsächlich WhatsApp	Mehrere Kanäle (WhatsApp, E-Mail, Telefon)
Pipeline-Überblick	Nach Tag filtern, um alle Deals einer Phase zu sehen	Dashboards mit automatischen Pipeline-Ansichten
Reporting	Manuelle Prüfung; Chats nach Tag über die Inbox API abrufbar[7]	Automatische Konversionsraten, Deal-Geschwindigkeit, Prognosen
Einrichtung	Wenige Minuten: Tags in den Postfach-Einstellungen anlegen	Integration, Datenmigration, Schulung des Teams
Kosten	Im Premium-Plan enthalten (99 EUR/Monat pro Nummer)	Separates CRM-Abo plus Integrationsaufwand

Wenn dein Team schon automatisierte Reports oder Deal-Tracking über mehrere Kanäle braucht, kannst du unter unseren geprüften CRM-Partnern die richtige Lösung finden und dieselbe WhatsApp-Nummer behalten.

Wachsen deine Anforderungen über das hinaus, was Tags leisten, bleibt dein bestehendes Setup beim Umstieg erhalten. Da 360Dialog Inbox auf get.chat basiert, steht dir die Inbox API zur Verfügung, die REST API von get.chat. Darüber kann ein CRM für jeden neuen WhatsApp-Kontakt einen Datensatz anlegen, Deals aktualisieren, sobald ein Kunde schreibt, und jedes Gespräch direkt aus dem Postfach anzeigen, ohne Nachrichten auf CRM-Seite zu speichern.[8] Das CRM wird zur Reporting-Ebene, das Postfach bleibt die Gesprächsebene.

So startest du mit 360Dialog Inbox

Für den Start brauchst du eine Nummer auf der WhatsApp Business API, die über 360Dialog verbunden ist, und den Premium-Plan, der Inbox ohne Aufpreis enthält.

Schritt 1: Registriere deine Nummer für die WhatsApp Business API

Starte die Nummernregistrierung bei 360Dialog und wähle den Premium-Plan. Das Onboarding führt dich durch alles, was deine Nummer braucht, um auf der WhatsApp Business API live zu gehen.

Schritt 2: Aktiviere Inbox

Inbox ist nur für direkte 360Dialog-Kunden mit dem Premium-Plan verfügbar, ohne Aufpreis.[9] Der Premium-Plan kostet 99 EUR pro Nummer und Monat. Öffne im 360Dialog Hub deinen Kanal und aktiviere Inbox. Läuft deine Nummer im Regular-Plan für 49 EUR pro Monat, der Inbox nicht enthält, wechsle zuerst auf Premium.

Schritt 3: Lege deine Tags an und lade dein Team ein

Lege deine Phasen-Tags an und füge dann Teammitglieder als Nutzer mit ihren Gruppen und Berechtigungen hinzu. Jeder Agent meldet sich im Browser an und kann sofort Gespräche taggen, gespeicherte Antworten senden und zugewiesene Deals bearbeiten.

360Dialog ist Official Meta Solution Partner und versorgt mehr als 100.000 Unternehmen mit Zugang zur WhatsApp Business API.[10] Für die meisten kleinen Vertriebsteams deckt der Premium-Plan das Postfach und die Tag-Funktionen ab.

Wenn deine Pipeline-Phasen feststehen, kannst du im Premium-Plan für 99 EUR pro Nummer und Monat dein Postfach aktivieren, ohne separate Kosten pro Agent.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich in WhatsApp eine Vertriebspipeline ohne CRM aufbauen?

Du kannst in WhatsApp eine Vertriebspipeline ohne CRM aufbauen, indem du Tags in einem gemeinsamen Postfach nutzt, das mit der WhatsApp Business API verbunden ist. Jeder Tag steht für eine Pipeline-Phase wie „Neuer Lead“, „Angebot gesendet“ oder „Warten auf Zahlung“. Wechselt ein Gespräch zum nächsten Tag, verfolgst du den Fortschritt des Deals ohne separates System. 360Dialog Inbox bietet diese Tag-Funktion im Premium-Plan für 99 EUR pro Monat und Nummer.

Wie funktionieren Tags als Pipeline-Phasen in WhatsApp?

Tags in 360Dialog Inbox sind Labels, die du jedem Gespräch zuordnen kannst. Um sie als Pipeline-Phasen zu nutzen, legst du in deinen Postfach-Einstellungen pro Phase deines Vertriebsprozesses einen Tag an und versiehst jedes Kundengespräch mit dem passenden Tag. Kommt der Deal voran, aktualisierst du den Tag. Filterst du nach Tag, siehst du alle Deals einer Phase, also dieselbe Ansicht, die eine CRM-Pipeline bietet.

Was passiert, wenn meine Tag-basierte Pipeline nicht mehr ausreicht?

Brauchst du automatisierte Reports, Umsatzprognosen oder Deal-Tracking über mehrere Kanäle, verbindest du ein CRM über die Inbox API mit deinem WhatsApp-Postfach. Die Inbox API stammt von get.chat, der Technologie hinter 360Dialog Inbox. Das CRM wird zur Reporting-Ebene, während das Postfach die Gesprächsebene bleibt. Deine bestehenden Tags und Abläufe funktionieren neben der CRM-Integration weiter.

Was kostet 360Dialog Inbox?

360Dialog Inbox ist im Premium-Plan für 99 EUR pro Nummer und Monat enthalten, ohne separate Kosten pro Agent. Der Regular-Plan für 49 EUR pro Monat enthält kein Inbox. Der Scale-Plan für 500 EUR pro Monat enthält alles aus Premium plus bis zu 1.000 Nachrichten pro Sekunde. Alle Pläne werden pro WhatsApp-Nummer berechnet, weitere Teammitglieder erhöhen die monatlichen Kosten also nicht.

Ist 360Dialog Inbox dasselbe wie get.chat?

360Dialog Inbox basiert auf get.chat. get.chat liefert die Oberfläche des gemeinsamen Postfachs, die Konfigurationstools, die Inbox API und die Multi-Webhook-Zustellung, die auf der von 360Dialog bereitgestellten Infrastruktur der WhatsApp Business API laufen. Das Postfach ist im Premium-Plan von 360Dialog enthalten und erfordert kein separates get.chat-Abo.

Quellen

[1] 360Dialog Documentation, „Working Chats“ (Hosted Inbox). https://docs.360dialog.com/docs/inbox/hosted-inbox/working-chats Accessed October 2, 2026.

[2] 360Dialog Documentation, „Run a Sales Pipeline with Tags.“ https://docs.360dialog.com/docs/inbox/hosted-inbox/playbooks/run-a-sales-pipeline-with-tags Accessed October 2, 2026.

[3] 360Dialog Documentation, „The Customer Service Window.“ https://docs.360dialog.com/docs/inbox/the-customer-service-window Accessed October 2, 2026.

[4] 360Dialog Documentation, „Starting and Reopening Conversations.“ https://docs.360dialog.com/docs/inbox/hosted-inbox/starting-and-reopening-conversations Accessed October 2, 2026.

[5] get.chat Inbox settings documentation, User Groups and Permissions sections. https://docs.getchat.360dialog.io/inbox/3-admin-panel/ Accessed October 2, 2026.

[6] 360Dialog Documentation, „Set Up a Shared Front Desk.“ https://docs.360dialog.com/docs/inbox/hosted-inbox/playbooks/set-up-a-shared-front-desk Accessed October 2, 2026.

[7] 360Dialog Documentation, „Managing Conversations“ (Inbox API). https://docs.360dialog.com/docs/inbox/inbox-api/managing-conversations Accessed October 2, 2026.

[8] 360Dialog Documentation, „Put WhatsApp Inside Your CRM or Product.“ https://docs.360dialog.com/docs/inbox/inbox-api/playbooks/put-whatsapp-inside-your-crm-or-product Accessed October 2, 2026.

[9] 360Dialog Documentation, „Inbox Overview.“ https://docs.360dialog.com/docs/inbox/overview Accessed October 2, 2026.

[10] 360Dialog pricing page. https://360dialog.com/pricing Accessed October 2, 2026.

[11] 360Dialog Documentation, „Assignment“ (Inbox API reference), user permissions. https://docs.360dialog.com/docs/inbox/inbox-api/api-ref/assignment Accessed October 2, 2026.

[12] Meta for Developers, „Pricing on the WhatsApp Business Platform,“ Free entry point window (FEP) and Customer service window (CSW) sections. https://developers.facebook.com/documentation/business-messaging/whatsapp/pricing Accessed October 2, 2026.