Du baust eine WhatsApp-Vertriebspipeline ohne CRM auf, indem du in einem gemeinsamen WhatsApp-Postfach jedes Gespräch per Tag mit einer Deal-Phase versiehst und den Tag weiterschiebst, sobald der Verkauf vorankommt. Du markierst jeden Kundenchat mit einer Phase wie „Neuer Lead“, „Angebot gesendet“ oder „Warten auf Zahlung“, und deine gesamte Pipeline liegt dort, wo die Gespräche ohnehin stattfinden.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Tags in einem gemeinsamen WhatsApp-Postfach ersetzen die Deal-Phasen eines CRM, indem sie jedes Gespräch mit einem Pipeline-Status kennzeichnen.
- Kleine Teams, die hauptsächlich über WhatsApp verkaufen, haben mehr davon, ihre Gespräche zu taggen, als ein CRM zu pflegen, das für größere Vertriebsorganisationen gebaut ist.
- Die Kombination aus Tags und Gesprächszuweisung zeigt gleichzeitig, wo ein Deal steht und wer ihn betreut.
- Gespeicherte Antworten beschleunigen deine Antworten, solange das Gespräch mit einem Kunden offen ist, und freigegebene Templates erreichen Kunden, deren Deals eingeschlafen sind.
- 360Dialog Inbox ist im Premium-Plan für 99 EUR pro Monat und Nummer enthalten und bietet Tags, Zuweisung und gespeicherte Antworten ohne separate Kosten pro Agent.
Warum ein CRM für kleine Teams im WhatsApp-Vertrieb zu viel ist
Ein CRM ist im WhatsApp-Vertrieb oft nicht nötig, weil der Deal im Gespräch selbst liegt und ein Tag-System im Postfach ihn ohne zweites Tool verfolgen kann.
Die meisten CRMs sind für Organisationen mit mehreren Vertriebskanälen, komplexen Übergaben und Reporting-Anforderungen gebaut, die das Abo und die Einarbeitung rechtfertigen. Ein Team aus zwei bis sechs Personen, das Deals über WhatsApp abschließt, braucht keine Pipeline-Dashboards, kein Lead-Scoring und keine Prognosemodelle. Es muss drei Dinge wissen: Wer ist dieser Kunde, in welcher Phase steht der Deal, und was ist mein nächster Schritt?
Ohne System stecken diese Antworten im Kopf oder in einer Tabelle, die schnell veraltet. Ein CRM bündelt die Deal-Daten, aber der Vertriebler muss trotzdem das Gespräch verlassen, um jedes Update einzutragen. Für kleine Teams, bei denen jeder Deal in WhatsApp stattfindet, ist es einfacher, den Deal direkt im Postfach zu verfolgen, mit Tags als Pipeline-Phasen.
Wie Tags dein WhatsApp-Postfach in eine Vertriebspipeline verwandeln
Tags machen dein WhatsApp-Postfach zur Vertriebspipeline, weil du jedem Gespräch ein Label für die Deal-Phase geben und alle Gespräche nach diesem Label filtern kannst.
Tags sind frei definierbare Labels in einem gemeinsamen WhatsApp-Postfach, die du passend zu deinem Vertriebsprozess anlegst.[1] Schreibt dir ein neuer Interessent, taggst du das Gespräch mit „Neuer Lead“. Nach dem Versand eines Angebots änderst du den Tag in „Angebot gesendet“. Sobald der Kunde zahlt, wechselt das Gespräch zu „Gewonnen“. Gesprächsverlauf, Deal-Status und nächster Schritt sind auf einem Bildschirm sichtbar.
360Dialog Inbox ist ein gemeinsames WhatsApp-Postfach für Teams, in dem mehrere Agenten über eine Geschäftsnummer Nachrichten senden und empfangen. Die Technologie dahinter heißt get.chat und ergänzt die WhatsApp Business API um Funktionen für die Zusammenarbeit im Team, darunter Tags. Am nützlichsten sind Phasen-Tags, denn mit ihnen filterst du das Postfach auf die Gespräche, die heute etwas von dir brauchen.
Wenn deine Deals schon in WhatsApp-Chats stattfinden, sprich mit uns darüber, wie du sie mit Tags in 360Dialog Inbox verfolgst.
So planst du die Phasen deiner Tag-basierten Pipeline
Für deine Tag-basierte Pipeline ordnest du jedem Schritt deines tatsächlichen Vertriebsprozesses einen Tag-Namen zu und legst diese Tags dann in deinen Postfach-Einstellungen an.
Schritt 1: Bilde deinen Vertriebsprozess ab
Schreib die Phasen auf, die ein Deal vom ersten Kontakt bis zum Abschluss durchläuft. Die meisten kleinen Vertriebsteams auf WhatsApp folgen einem Muster wie diesem:
- Neuer Lead: Ein Kunde schickt seine erste Nachricht, oder du nimmst selbst Kontakt auf, mit einer Template-Nachricht. Das ist das vorab freigegebene Nachrichtenformat, das WhatsApp verlangt, wenn dein Unternehmen zuerst schreibt.
- Qualifizierung: Du hast geklärt, dass der Kunde etwas will, das du verkaufst, und es sich leisten kann.
- Angebot gesendet: Du hast einen Preis, ein Angebot oder eine Produktliste geschickt.
- Verhandlung: Der Kunde hat Fragen, wünscht Änderungen oder vergleicht Optionen.
- Warten auf Zahlung: Die Bedingungen sind vereinbart, du wartest auf die Zahlung.
- Gewonnen: Zahlung erhalten, Bestellung bestätigt.
- Verloren: Der Deal kam nicht zustande.
Dein Unternehmen hat vielleicht andere Phasen. Eine Druckerei könnte zwischen „Angebot gesendet“ und „Warten auf Zahlung“ die Phase „Warten auf Freigabe der Druckvorlage“ einfügen. Eine Klinik könnte die gesamte Abfolge durch „Termin angefragt“, „Bestätigt“, „Abgeschlossen“ und „Nicht erschienen“ ersetzen. Passe die Tags an deinen Prozess an und benenne jede Phase nach dem, worauf du wartest, etwa „Warten auf Zahlung“, damit der Tag deinem Team den nächsten Schritt zeigt.[2] Unser Playbook zum Betrieb einer Vertriebspipeline mit Tags enthält Beispiele für Phasen aus der Auftragsfertigung im Handel, aus Kliniken und aus Buchungen.
Schritt 2: Lege deine Tags an
Öffne den Bereich Tags in deinen Postfach-Einstellungen. Lege pro Phase einen Tag an, in der Reihenfolge, in der Deals sie durchlaufen. Wähle kurze Namen, die jedes Teammitglied gleich versteht, damit „neu“ und „Neuer Lead“ nie als zwei Phasen enden.
Schritt 3: Vereinbare Regeln für den Phasenwechsel
Halte schriftlich fest, wann ein Gespräch von einem Tag zum nächsten wechselt: „Angebot gesendet“ heißt, das Angebot liegt im Chat, und „Gewonnen“ heißt, die Zahlung ist eingegangen. Gib jedem Gespräch immer nur einen Phasen-Tag, denn ein Chat mit drei Phasen-Tags zeigt nicht mehr, wo der Deal steht.
Der tägliche Ablauf: Deals mit Tags steuern
Der tägliche Ablauf mit Tags besteht aus drei Handgriffen: neue Gespräche sichten, laufende Deals voranbringen und festgefahrene Deals prüfen.
Neue Gespräche sichten
Kommt eine neue WhatsApp-Nachricht von jemandem, der noch nicht in deiner Pipeline ist, taggst du sie sofort. „Neuer Lead“ ist der Standard-Einstieg. Überspringt schon die erste Nachricht die Qualifizierung, taggst du sie direkt mit der späteren Phase. Ein Gespräch ohne Tag ist für die Pipeline unsichtbar.
Deals voranbringen
Aktualisiere den Tag nach jedem relevanten Austausch. Du hast das Angebot geschickt? Dann setzt du den Tag auf „Angebot gesendet“. Der Kunde hat bestätigt, dass er kaufen will? Dann wechselt das Gespräch zu „Warten auf Zahlung“. Das ist ein Klick im Postfach, und wenn du direkt nach der Aktion aktualisierst, bleibt die Pipeline korrekt.
Festgefahrene Deals prüfen
Filtere dein Postfach einmal am Tag nach jeder Pipeline-Phase und suche nach Gesprächen, die sich nicht bewegt haben. Ein Gespräch, das seit fünf Tagen auf „Angebot gesendet“ steht, ist ein Kandidat für ein Follow-up. Ein Gespräch, das seit zwei Wochen auf „Verhandlung“ steht, ist womöglich verloren.
Ein stilles Gespräch bedeutet meist, dass sich das Kundenservice-Fenster geschlossen hat. Das Fenster ist der Zeitraum, in dem WhatsApp dir freie Antworten erlaubt: 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kunden.[3] Begann der Chat über eine Anzeige mit Klick auf WhatsApp und antwortest du innerhalb dieses Fensters, öffnet Meta zusätzlich ein separates kostenloses Einstiegspunktfenster von bis zu 7 Tagen. In dieser Zeit berechnet Meta nichts für deine Marketing-, Utility-, Authentifizierungs- und Servicenachrichten.[12] Ist das Kundenservice-Fenster geschlossen, erreicht nur noch ein freigegebenes Template den Kunden. Lass dir deshalb pro Phase, in der du nachfasst, ein Template freigeben, etwa eine Angebotserinnerung, eine Zahlungserinnerung und ein Lieferupdate, und sende es aus dem Chat, um das Gespräch wieder zu öffnen.[4]
Solange das Fenster offen ist, fügen gespeicherte Antworten wiederkehrende Texte wie einen Zahlungslink ein, ohne dass du sie neu tippen musst.
Tags und Zuweisung kombinieren: Pipeline-Management im Team
Kombinierst du Tags mit der Gesprächszuweisung, entsteht eine Pipeline, die zeigt, wo ein Deal steht und wer ihn betreut.
In einem gemeinsamen WhatsApp-Postfach für Teams macht die Gesprächszuweisung eine Person für jedes Gespräch verantwortlich, und alle anderen im Team sehen das. Ergänzt du diese Struktur um Tags, kann ein Manager nach „Angebot gesendet“ filtern, um alle Deals in dieser Phase zu sehen, oder nach Agent filtern, um die komplette Pipeline einer Person zu sehen.
Die Postfach-Konfiguration unterstützt neben Tags und Zuweisung auch Benutzergruppen und Berechtigungen.[5] Du kannst Agenten unter denselben Regeln gruppieren, festlegen, welche Gespräche jede Person lesen und schreiben darf, und das Taggen für Nutzer abschalten, die keine Phasen ändern sollen.[11] So bleibt die Verantwortung klar, und Tag-Änderungen bleiben in den richtigen Händen.
In einem typischen Setup wird jedes Gespräch beim ersten Kontakt getaggt und zugewiesen. Offene Deals werden am Schichtende oder bei Abwesenheit eines Agenten neu verteilt, und am Ende der Woche filtert der Manager nach Phase.[6]
Tags oder CRM: Welcher Ansatz passt zu deinem Team
Eine Tag-basierte Pipeline ist für kleine Teams gebaut, die hauptsächlich über WhatsApp verkaufen. Ob Tags der richtige Ansatz sind oder du ein CRM brauchst, hängt von deiner Teamgröße, deinen Vertriebskanälen und deinen Anforderungen an das Reporting ab.
| Tags in 360Dialog Inbox | CRM | |
|---|---|---|
| Ideale Teamgröße | 2 bis 6 Personen | Größere oder schnell wachsende Teams |
| Vertriebskanäle | Hauptsächlich WhatsApp | Mehrere Kanäle (WhatsApp, E-Mail, Telefon) |
| Pipeline-Überblick | Nach Tag filtern, um alle Deals einer Phase zu sehen | Dashboards mit automatischen Pipeline-Ansichten |
| Reporting | Manuelle Prüfung; Chats nach Tag über die Inbox API abrufbar[7] | Automatische Konversionsraten, Deal-Geschwindigkeit, Prognosen |
| Einrichtung | Wenige Minuten: Tags in den Postfach-Einstellungen anlegen | Integration, Datenmigration, Schulung des Teams |
| Kosten | Im Premium-Plan enthalten (99 EUR/Monat pro Nummer) | Separates CRM-Abo plus Integrationsaufwand |
Wenn dein Team schon automatisierte Reports oder Deal-Tracking über mehrere Kanäle braucht, kannst du unter unseren geprüften CRM-Partnern die richtige Lösung finden und dieselbe WhatsApp-Nummer behalten.
Wachsen deine Anforderungen über das hinaus, was Tags leisten, bleibt dein bestehendes Setup beim Umstieg erhalten. Da 360Dialog Inbox auf get.chat basiert, steht dir die Inbox API zur Verfügung, die REST API von get.chat. Darüber kann ein CRM für jeden neuen WhatsApp-Kontakt einen Datensatz anlegen, Deals aktualisieren, sobald ein Kunde schreibt, und jedes Gespräch direkt aus dem Postfach anzeigen, ohne Nachrichten auf CRM-Seite zu speichern.[8] Das CRM wird zur Reporting-Ebene, das Postfach bleibt die Gesprächsebene.
So startest du mit 360Dialog Inbox
Für den Start brauchst du eine Nummer auf der WhatsApp Business API, die über 360Dialog verbunden ist, und den Premium-Plan, der Inbox ohne Aufpreis enthält.
Schritt 1: Registriere deine Nummer für die WhatsApp Business API
Starte die Nummernregistrierung bei 360Dialog und wähle den Premium-Plan. Das Onboarding führt dich durch alles, was deine Nummer braucht, um auf der WhatsApp Business API live zu gehen.
Schritt 2: Aktiviere Inbox
Inbox ist nur für direkte 360Dialog-Kunden mit dem Premium-Plan verfügbar, ohne Aufpreis.[9] Der Premium-Plan kostet 99 EUR pro Nummer und Monat. Öffne im 360Dialog Hub deinen Kanal und aktiviere Inbox. Läuft deine Nummer im Regular-Plan für 49 EUR pro Monat, der Inbox nicht enthält, wechsle zuerst auf Premium.
Schritt 3: Lege deine Tags an und lade dein Team ein
Lege deine Phasen-Tags an und füge dann Teammitglieder als Nutzer mit ihren Gruppen und Berechtigungen hinzu. Jeder Agent meldet sich im Browser an und kann sofort Gespräche taggen, gespeicherte Antworten senden und zugewiesene Deals bearbeiten.
360Dialog ist Official Meta Solution Partner und versorgt mehr als 100.000 Unternehmen mit Zugang zur WhatsApp Business API.[10] Für die meisten kleinen Vertriebsteams deckt der Premium-Plan das Postfach und die Tag-Funktionen ab.
Wenn deine Pipeline-Phasen feststehen, kannst du im Premium-Plan für 99 EUR pro Nummer und Monat dein Postfach aktivieren, ohne separate Kosten pro Agent.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich in WhatsApp eine Vertriebspipeline ohne CRM aufbauen?
Du kannst in WhatsApp eine Vertriebspipeline ohne CRM aufbauen, indem du Tags in einem gemeinsamen Postfach nutzt, das mit der WhatsApp Business API verbunden ist. Jeder Tag steht für eine Pipeline-Phase wie „Neuer Lead“, „Angebot gesendet“ oder „Warten auf Zahlung“. Wechselt ein Gespräch zum nächsten Tag, verfolgst du den Fortschritt des Deals ohne separates System. 360Dialog Inbox bietet diese Tag-Funktion im Premium-Plan für 99 EUR pro Monat und Nummer.
Wie funktionieren Tags als Pipeline-Phasen in WhatsApp?
Tags in 360Dialog Inbox sind Labels, die du jedem Gespräch zuordnen kannst. Um sie als Pipeline-Phasen zu nutzen, legst du in deinen Postfach-Einstellungen pro Phase deines Vertriebsprozesses einen Tag an und versiehst jedes Kundengespräch mit dem passenden Tag. Kommt der Deal voran, aktualisierst du den Tag. Filterst du nach Tag, siehst du alle Deals einer Phase, also dieselbe Ansicht, die eine CRM-Pipeline bietet.
Was passiert, wenn meine Tag-basierte Pipeline nicht mehr ausreicht?
Brauchst du automatisierte Reports, Umsatzprognosen oder Deal-Tracking über mehrere Kanäle, verbindest du ein CRM über die Inbox API mit deinem WhatsApp-Postfach. Die Inbox API stammt von get.chat, der Technologie hinter 360Dialog Inbox. Das CRM wird zur Reporting-Ebene, während das Postfach die Gesprächsebene bleibt. Deine bestehenden Tags und Abläufe funktionieren neben der CRM-Integration weiter.
Was kostet 360Dialog Inbox?
360Dialog Inbox ist im Premium-Plan für 99 EUR pro Nummer und Monat enthalten, ohne separate Kosten pro Agent. Der Regular-Plan für 49 EUR pro Monat enthält kein Inbox. Der Scale-Plan für 500 EUR pro Monat enthält alles aus Premium plus bis zu 1.000 Nachrichten pro Sekunde. Alle Pläne werden pro WhatsApp-Nummer berechnet, weitere Teammitglieder erhöhen die monatlichen Kosten also nicht.
Ist 360Dialog Inbox dasselbe wie get.chat?
360Dialog Inbox basiert auf get.chat. get.chat liefert die Oberfläche des gemeinsamen Postfachs, die Konfigurationstools, die Inbox API und die Multi-Webhook-Zustellung, die auf der von 360Dialog bereitgestellten Infrastruktur der WhatsApp Business API laufen. Das Postfach ist im Premium-Plan von 360Dialog enthalten und erfordert kein separates get.chat-Abo.
Quellen
[1] 360Dialog Documentation, „Working Chats“ (Hosted Inbox). https://docs.360dialog.com/docs/inbox/hosted-inbox/working-chats Accessed October 2, 2026.
[2] 360Dialog Documentation, „Run a Sales Pipeline with Tags.“ https://docs.360dialog.com/docs/inbox/hosted-inbox/playbooks/run-a-sales-pipeline-with-tags Accessed October 2, 2026.
[3] 360Dialog Documentation, „The Customer Service Window.“ https://docs.360dialog.com/docs/inbox/the-customer-service-window Accessed October 2, 2026.
[4] 360Dialog Documentation, „Starting and Reopening Conversations.“ https://docs.360dialog.com/docs/inbox/hosted-inbox/starting-and-reopening-conversations Accessed October 2, 2026.
[5] get.chat Inbox settings documentation, User Groups and Permissions sections. https://docs.getchat.360dialog.io/inbox/3-admin-panel/ Accessed October 2, 2026.
[6] 360Dialog Documentation, „Set Up a Shared Front Desk.“ https://docs.360dialog.com/docs/inbox/hosted-inbox/playbooks/set-up-a-shared-front-desk Accessed October 2, 2026.
[7] 360Dialog Documentation, „Managing Conversations“ (Inbox API). https://docs.360dialog.com/docs/inbox/inbox-api/managing-conversations Accessed October 2, 2026.
[8] 360Dialog Documentation, „Put WhatsApp Inside Your CRM or Product.“ https://docs.360dialog.com/docs/inbox/inbox-api/playbooks/put-whatsapp-inside-your-crm-or-product Accessed October 2, 2026.
[9] 360Dialog Documentation, „Inbox Overview.“ https://docs.360dialog.com/docs/inbox/overview Accessed October 2, 2026.
[10] 360Dialog pricing page. https://360dialog.com/pricing Accessed October 2, 2026.
[11] 360Dialog Documentation, „Assignment“ (Inbox API reference), user permissions. https://docs.360dialog.com/docs/inbox/inbox-api/api-ref/assignment Accessed October 2, 2026.
[12] Meta for Developers, „Pricing on the WhatsApp Business Platform,“ Free entry point window (FEP) and Customer service window (CSW) sections. https://developers.facebook.com/documentation/business-messaging/whatsapp/pricing Accessed October 2, 2026.
