Una WhatsApp Business Account (WABA) es la entidad gestionada por Meta que le da acceso programático a la WhatsApp Business Platform. Sin una WABA aprobada, no puede enviar ni un solo mensaje a través de la API.
La aprobación no es una sola decisión. Son cuatro revisiones separadas:
- Verificación del negocio
- Revisión del nombre para mostrar
- Registro del número de teléfono
- Aprobación de la plantilla de mensaje
El proceso de aprobación de la WABA es, en la práctica, esas cuatro revisiones apiladas, cada una con su propio plazo y sus propios puntos de falla. La preparación que usted lleve a ellas decide si sale al aire en pocos días o pasa semanas yendo y viniendo con el soporte de Meta.
Esta guía es para la persona responsable de poner la cuenta en marcha: un líder de operaciones, un evaluador técnico o un fundador que trabaja contra una fecha de lanzamiento. Cubre qué preparar antes de empezar, la secuencia de registro, los motivos de rechazo que explican la mayoría de las solicitudes fallidas y qué hacer después de la aprobación para mantener la cuenta sana.
Para quién es esta guía
- Debería leer esto si está configurando la primera WABA de su empresa, si una solicitud anterior fue rechazada o si está estimando el plazo para un lanzamiento.
- Esto no es para usted si solo necesita la WhatsApp Business App en un teléfono. Esa aplicación no requiere WABA, ni verificación, ni acceso a la API. Tampoco puede ejecutar campañas de difusión, chatbots ni integración con CRM.
¿Qué es una WABA y por qué existe el proceso de aprobación?
Una WABA es una cuenta de nivel comercial registrada dentro de su Meta Business Portfolio que le da acceso, a nivel de API, a la infraestructura de mensajería de WhatsApp. Permite lo que la aplicación común y la WhatsApp Business App no pueden ofrecer:
- Campañas de difusión a públicos que dieron opt-in
- Flujos de mensajes automatizados y chatbots
- Integraciones con CRM y helpdesk
- Bandeja de entrada compartida y enrutamiento de agentes
- Mensajería transaccional y de autenticación en alto volumen
Una nota sobre la nomenclatura: Meta viene migrando de “Administrador Comercial” a “Meta Business Portfolio”. Todavía verá la etiqueta anterior en algunas interfaces y en la documentación. Se refieren al mismo lugar.
Meta revisa cada solicitud porque la API permite enviar mensajes a escala. Antes de conceder eso, Meta necesita confirmar que su empresa existe legalmente, que su caso de uso está permitido por sus Políticas Comerciales y de Comercio, que su número de teléfono es elegible y que la identidad enviada coincide con su identidad pública.
Entender cómo encajan las cuatro etapas es lo que separa una primera configuración limpia de tener que empezar de nuevo.
Requisitos de aprobación de la WhatsApp Business API: qué preparar primero
Entrar en el flujo de registro sin estos materiales es la forma más segura de activar una revisión manual. La inconsistencia entre ellos es la causa más común de demora.
| Requisito | Qué verificar |
|---|---|
| Meta Business Portfolio | Activo y en regla. Cree la WABA dentro de su propio portfolio, nunca dentro del de una agencia o de un tercero. Migrar una WABA entre portfolios después es difícil y, a veces, imposible. |
| Documentos de registro de la empresa (para la Verificación del Negocio en Meta) | Si su empresa no está verificada, necesitará lo siguiente para continuar con la verificación: Acta constitutiva o registro equivalente, identificación fiscal (RFC, NIF o equivalente local) y comprobante de domicilio comercial, como un estado de cuenta bancario o una factura de servicios. La razón social debe ser idéntica en los tres. |
| Número de teléfono dedicado | No puede estar activo en una cuenta personal de WhatsApp ni en la WhatsApp Business App. Debe poder recibir un SMS o una llamada de voz internacional para el código de un solo uso. Los números fijos y VoIP funcionan si pueden recibir llamadas internacionales. Desactive cualquier IVR en la línea durante el registro. |
| Sitio web activo de la empresa | Activo, con identidad de marca y representando claramente a la empresa, con política de privacidad. El sitio debe describir claramente las actividades de la empresa. No puede ser una página de inicio de sesión. Meta revisará el sitio web de la empresa al analizar la WABA y el nombre para mostrar. |
| Nombre para mostrar | El nombre registrado de su empresa o una variación de marca claramente derivada de él. Los nombres genéricos suelen ser rechazados. Las mayúsculas y minúsculas importan, así que use el mismo formato de nombre que su marca. Ejemplo: Si el nombre o el logo de su empresa se muestra como “ABC Company”, su nombre para mostrar en WhatsApp también debe ser “ABC Company”, no “abc company”. |
| Página de Facebook | No siempre es obligatoria, pero mantener el nombre consistente entre la Página, el sitio web, el portfolio y el nombre para mostrar reduce la posibilidad de una revisión manual. |
La consistencia del nombre es el paso de preparación con mayor impacto. Diferencias tan pequeñas como “S.A.” frente a “Sociedad Anónima”, o un nombre comercial usado públicamente mientras la razón social aparece en los documentos, ya bastan para mover una solicitud de la revisión automática a la manual. Audite cada punto de contacto antes de empezar: documentos, perfil del portfolio, pie de página del sitio, Página de Facebook y nombre para mostrar.
Cómo registrar una WABA: paso a paso
Estos son los pasos de registro de la WABA a través de un Business Solution Provider (BSP), que es como la mayoría de las empresas accede a la WhatsApp Business Platform.
1. Configure su Meta Business Portfolio
Qué hacer: Vaya a business.facebook.com y cree su portfolio o inicie sesión.
Qué necesita: Datos legales de la empresa, un correo de administrador accesible y su Página de Facebook, si tiene una.
Qué debería pasar: Los datos de su empresa se guardan sin errores de validación y la cuenta no muestra restricciones.
Cómo confirmar que funcionó: El portfolio aparece en regla, con los datos de su entidad legal visibles en Información de la empresa.
Si el portfolio es totalmente nuevo, sin historial de anuncios, puede atraer una revisión manual adicional. Ejecutar una pequeña campaña en Facebook o Instagram antes puede crear un historial de actividad que apoye las verificaciones automáticas de Meta. Desde finales de 2025, Meta también permite que los números de teléfono hereden el límite de mensajería más alto ya alcanzado en cualquier punto del mismo portfolio, así que configurar dentro de un portfolio establecido y sano puede darle a un número nuevo una mejor posición de inicio que la de uno en blanco.
2. Elija su Business Solution Provider
Meta no concede acceso directo a la API a la mayoría de las empresas. Un BSP se encarga de la infraestructura de la API, del Embedded Signup, del onboarding del número de teléfono, de la gestión de la cuenta, del soporte técnico y del escalamiento a Meta cuando algo se traba.
Preguntas que vale la pena hacerle a cualquier BSP antes de comprometerse:
- ¿Aplican un margen sobre las tarifas de conversación de Meta o las trasladan sin markup?
- ¿Hay un volumen mínimo de mensajería o algún compromiso obligatorio?
- ¿Cuál es la ruta de escalamiento cuando Meta marca una cuenta, y cuál es el tiempo de respuesta?
- Si ocurre un error de configuración durante el Embedded Signup, ¿qué se puede corregir y dentro de qué plazo?
- ¿Seguimos siendo dueños de la WABA si nos vamos?
360Dialog es un Meta Business Solution Provider oficial, con acceso completo a la API, traslado transparente de las tarifas de Meta, sin markup, y soporte 24/7. Su elección de BSP afecta cada etapa posterior, desde la calidad de la experiencia de registro hasta la rapidez con la que una cuenta marcada se desbloquea.
3. Complete el flujo del Embedded Signup
Qué hacer: Ejecute el flujo del Embedded Signup en el navegador, provisto por su BSP.
Qué necesita: Acceso de administrador del portfolio, su nombre para mostrar y los datos de la empresa que coincidan con sus documentos.
Qué debería pasar: El flujo conecta su portfolio con el BSP, crea la WABA, envía el nombre para mostrar e inicia la revisión de Meta. Se le pedirá aceptar las Políticas Comerciales y de Comercio de WhatsApp.
Cómo confirmar que funcionó: La WABA aparece en las cuentas de WhatsApp de su portfolio, con el nombre para mostrar en estado de revisión pendiente.
No cierre el navegador a mitad del flujo. No cambie los datos de la empresa durante el envío ni inmediatamente después, porque los cambios hechos durante un periodo de revisión pueden reiniciar esa etapa.
4. Registre y verifique su número de teléfono
Qué hacer: Agregue el número a la WABA y solicite el código de un solo uso.
Qué necesita: Un número que pueda recibir el código por SMS o llamada de voz, con el IVR desactivado.
Qué debería pasar: Llega un código de seis dígitos y, al ingresarlo dentro del plazo de validez, el número queda registrado y devuelve un phone number ID.
Cómo confirmar que funcionó: El número aparece como conectado en el WhatsApp Manager, y usted puede recuperar su phone number ID a través de la API.
Una vez registrado, el número ya puede responder de inmediato a las conversaciones iniciadas por el cliente. El envío de mensajes iniciados por la empresa comienza en un nivel diario bajo, comúnmente citado como 250 destinatarios únicos por día, y aumenta a medida que usted construye un historial de entrega y calidad. Completar la verificación del negocio es lo que lo saca de ese límite inicial.
5. Complete la Verificación del Negocio en Meta (si aún no está verificada; si ya está verificada, puede omitir este paso)
Esta es la etapa que la mayoría de los equipos subestima. La verificación confirma que su empresa existe legalmente, libera el límite inicial de mensajería y aumenta la cantidad de números de teléfono que puede conectar (los portfolios no verificados quedan limitados a dos números durante el periodo inicial).
Hay dos rutas para verificarse:
Partner-led Business Verification (PLBV). 360Dialog revisa sus documentos y envía su empresa a Meta en su nombre, lo que suele ser la ruta más rápida y sencilla. Puede iniciarla durante el Embedded Signup para una cuenta nueva, o contactando al soporte de 360Dialog para una existente. 360Dialog primero verifica que usted es una entidad legal real, que representa a la empresa y que sus documentos son válidos y consistentes; la decisión final sigue siendo de Meta. La PLBV está limitada a tres intentos por empresa y no puede ejecutarse al mismo tiempo que una solicitud Classic.
Classic Business Verification. Usted la hace por su cuenta, directamente en Meta Business Suite a través del Security Center de su empresa. Esta es la ruta descrita a continuación y también la indicada en casos específicos, como organismos gubernamentales y proveedores de tecnología, o cuando ya ha agotado sus intentos de PLBV.
Para la ruta Classic:
Qué hacer: En su portfolio, vaya a Configuración, luego Información de la empresa y, después, Verificación del negocio.
Qué necesita: Documentos de verificación del negocio en los que la razón social, el domicilio registrado, el número de registro y los datos fiscales sean idénticos entre sí y con el perfil de su portfolio. Esa misma consistencia de documentos también aplica a la PLBV.
Qué debería pasar: Si Meta puede localizar su empresa en bases públicas, la verificación puede resolverse con una confirmación por teléfono o correo, a veces en menos de un día. De lo contrario, usted sube los documentos y espera, normalmente unos días hábiles.
Cómo confirmar que funcionó: El portfolio pasa a mostrar el estado verificado y su límite de mensajería aumenta.
6. Cree sus primeras plantillas de mensaje
Qué hacer: Envíe al menos una plantilla de mensaje para aprobación antes de cualquier envío iniciado por la empresa.
Qué necesita: Una plantilla con la categoría correcta (marketing, utilidad o autenticación), contexto claro de los campos variables y sin formulaciones engañosas.
Qué debería pasar: La aprobación suele llegar en 24 horas, a veces más rápido para empresas verificadas y según la longitud del contenido. La aprobación de la plantilla es un proceso separado de la aprobación de la WABA.
Cómo confirmar que funcionó: El estado de la plantilla aparece como aprobado en el WhatsApp Manager, y un envío de prueba se entrega. Envíelo a un número real que haya dado opt-in (su propio teléfono funciona, siempre que haya dado su consentimiento) y confirme que el mensaje llega.
Las plantillas se rechazan cuando son demasiado vagas, les falta contexto, usan campos variables sin explicación, están en la categoría equivocada o meten contenido promocional bajo una categoría de utilidad. Preste atención especial a este último caso: un mensaje promocional disfrazado de utilidad es, al mismo tiempo, un motivo de rechazo y, una vez aprobado, un motivo de restricción.
La clave de prueba del Sandbox de 360Dialog solo envía a su propio número y tiene un tope de alrededor de 200 mensajes, así que sirve para una primera comprobación de la API, pero no para pruebas reales de preproducción. Para eso, pruebe su integración con una pequeña lista de prueba con opt-in antes de cualquier campaña en producción. Confirme los acuses de entrega, los payloads de webhook y el enrutamiento de respuestas mientras el volumen todavía es lo bastante pequeño como para que un error no cueste nada.
Tiempo de aprobación de la WABA: qué esperar de forma realista
El tiempo de aprobación depende de su documentación, del historial de su portfolio y de si Meta puede verificar su empresa automáticamente a través de registros públicos. Los rangos de abajo reflejan resultados comúnmente observados, no compromisos de Meta. Los plazos cambian a medida que Meta ajusta sus procesos de revisión, así que confirme las expectativas actuales con su BSP antes de planificar en función de ellas.
| Etapa | Plazo comúnmente observado |
|---|---|
| Verificación del negocio, coincidencia automática | A menudo en menos de 24 horas, cuando Meta identifica a la empresa en bases públicas |
| Verificación del negocio (Classic) | Alrededor de 2 a 5 días hábiles |
| Verificación del negocio (PLBV) | 24 – 48 horas |
| Creación de la WABA vía Embedded Signup | Normalmente el mismo día |
| Revisión del nombre para mostrar | A menudo el mismo día, una vez que la empresa está verificada |
| Registro del número de teléfono | Minutos, una vez que la WABA existe |
| Aprobación de la primera plantilla | Alrededor de 24 a 48 horas |
| De principio a fin | Alrededor de 1 a 10 días hábiles |
Planifique empezar al menos dos semanas antes de su fecha de lanzamiento. Los equipos que llegan al extremo rápido de ese rango son los que prepararon documentación consistente, usaron un portfolio establecido, enviaron un nombre para mostrar elegible y un número limpio, completaron el registro sin errores y, después, dejaron intactos los datos de la empresa durante la revisión.
Aprobación del nombre para mostrar: reglas y errores comunes
Su nombre para mostrar es lo que los usuarios de WhatsApp ven cuando llega un mensaje de su cuenta. Un rechazo aquí agrega un ciclo entero de revisión, así que vale la pena acertar a la primera.
Suelen aprobarse:
- El nombre registrado de su empresa, por ejemplo “Acme Logística”
- Una variación claramente derivada, como “Acme Soporte”
- Un nombre de marca ligado a una empresa matriz verificada
- Un nombre comercial que sea verificable en línea
Suelen rechazarse:
- Nombres de función genéricos, como “Soporte”, “Equipo de Ventas” o “Atención al Cliente”
- Nombres sin conexión con una empresa verificable
- Nombres que sugieren afiliación con Meta o WhatsApp
- Nombres que entran en conflicto con su documentación verificada
- Nombres con eslóganes, descripciones o lenguaje promocional
Cuatro cosas deben estar alineadas: la razón social registrada, el dominio e identidad de marca del sitio, el nombre de la Página de Facebook y el nombre para mostrar enviado.
Si su nombre comercial es distinto de la razón social, use el nombre comercial de forma consistente en sus propiedades públicas y asegúrese de que ambos nombres aparezcan en algún lugar de su sitio web. Eso le da al revisor un camino de la entidad legal a la marca pública.
Motivos comunes de rechazo de la WABA y cómo resolver cada uno
Si se pregunta por qué se rechaza una WABA, la mayoría de los casos se concentra en cinco puntos previsibles.
1. Violación de las políticas para empresas
Por qué pasa: Ciertas categorías están prohibidas en la plataforma, entre ellas armas de fuego, tabaco, drogas ilegales, juegos de azar, contenido para adultos y marketing multinivel. Las categorías reguladas, como bebidas alcohólicas o suplementos, pueden tener condiciones adicionales según el mercado.
Cómo resolverlo: Lea la Política de Comercio de WhatsApp antes de solicitar. Si su negocio principal cae en una categoría prohibida, ningún BSP puede conseguir acceso y ninguna documentación adicional cambiará el resultado. Las categorías y las excepciones regionales cambian, así que revise la política vigente en lugar de un resumen de terceros.
2. Discrepancia en el nombre para mostrar
Por qué pasa: El nombre enviado no coincide con el nombre verificado de la empresa, el sitio web, la Página o la marca pública. La puntuación, las abreviaturas, las variantes de escritura y las diferencias entre razón social y nombre comercial cuentan.
Cómo resolverlo: Use la razón social o una variación claramente derivada. Antes de reenviar, compárelo con sus documentos, el sitio web, la Página y el perfil del portfolio. Cada uno de ellos debe coincidir o dejar la conexión evidente.
3. Documentos inconsistentes o incompletos
Por qué pasa: Los documentos cargados traen domicilios, nombres de entidad, números de registro o identificadores fiscales distintos, a menudo porque se emitieron con años de diferencia, o después de un cambio de domicilio que nunca se reflejó en el comprobante fiscal.
Cómo resolverlo: Audite cada documento antes de cargarlo. La razón social, el domicilio registrado y los datos fiscales deben ser idénticos en todos y coincidir con el perfil de su portfolio. Una pequeña discrepancia activa la misma revisión manual que una grande.
4. Número de teléfono ya registrado en WhatsApp
Por qué pasa: El número está activo en WhatsApp personal, en la WhatsApp Business App o en otra WABA, así que el registro por la API falla.
Cómo resolverlo: Elimine la cuenta de WhatsApp existente en ese número y dé tiempo a que el cambio se propague antes de reintentar. Una opción más limpia bajo presión de tiempo es usar un número que nunca haya estado conectado a WhatsApp.
5. Portfolio nuevo, sin historial de actividad
Por qué pasa: Un portfolio sin historial de anuncios o de negocio puede ser derivado a revisión manual incluso cuando la documentación es correcta.
Cómo resolverlo: Use, cuando sea posible, un portfolio existente con historial legítimo de anuncios en Facebook o Instagram. Si tiene que empezar de cero, una pequeña campaña antes de solicitar puede crear el historial que apoya las verificaciones automáticas.
Lo que la aprobación no le garantiza: limitaciones para tener en cuenta
| Limitación | Qué significa en la práctica |
|---|---|
| Requisito de opt-in | Todo destinatario de un mensaje iniciado por la empresa debe haber dado su consentimiento activo. Las listas compradas o extraídas son una violación de las políticas. |
| Aprobación de plantilla | Sin plantilla, no hay mensaje iniciado por la empresa. Incluya la revisión de la plantilla en el plazo de su campaña. |
| Ventana de atención al cliente | Las respuestas libres solo son posibles dentro de la ventana que abre un mensaje del cliente. Fuera de ella, necesita una plantilla aprobada. |
| Nivel de mensajería | Su límite diario de mensajes iniciados por la empresa comienza bajo y crece con el volumen y el historial de calidad. No puede comprar un atajo. |
| Números de teléfono por WABA | Los portfolios no verificados empiezan limitados a dos números. La verificación sube el techo. |
| Disponibilidad regional | Los permisos de categoría y los precios varían según el mercado. Confírmelo para cada país al que envíe mensajes. |
| Dependencia del BSP | Su proveedor está entre usted y Meta en los escalamientos. Su tiempo de respuesta se convierte en el suyo cuando una cuenta queda marcada. |
Un ejemplo de flujo, de principio a fin
Con la WABA en marcha, así se ve una integración funcionando en la práctica:
Un nuevo lead envía el formulario del sitio → se crea el contacto en el CRM con fecha y hora del opt-in y origen registrados → se envía una plantilla de utilidad aprobada que confirma la solicitud → el cliente responde y abre la ventana de atención → la conversación se enruta a un vendedor en la bandeja de entrada compartida → el agente responde libremente dentro de la ventana, y el registro de la oportunidad se actualiza con el hilo de la conversación
La fecha y hora del opt-in es la parte que los equipos se saltan. Es también el registro que necesita si un destinatario se queja y Meta pregunta cómo se obtuvo el consentimiento.
Cómo proteger su WABA aprobada de restricciones
La aprobación es donde empieza el trabajo de verdad. Cada mes se restringen varios cientos de WABAs y, por nuestra experiencia, la mayoría de esas restricciones eran evitables. Una cuenta aprobada puede ver sus límites reducidos, su envío bloqueado temporalmente o la cuenta desactivada de forma permanente.
Meta monitorea su cuenta de forma continua. Su calificación de calidad es visible en el WhatsApp Manager y debe revisarse de forma programada, no solo después de que aparece un problema.
Altas tasas de bloqueo o de reporte como spam. Cuando los destinatarios bloquean o reportan su número, Meta puede reducir automáticamente su nivel de mensajería. Este es el problema posaprobación más común y uno de los más lentos de revertir. Envíe solo a usuarios con opt-in, mantenga el contenido relevante, controle la frecuencia, haga que las instrucciones para darse de baja sean imposibles de ignorar y vigile las tasas de bloqueo por campaña, no las agregadas.
Envío sin opt-in. Enviar a personas que nunca consintieron es una violación directa de las políticas. Su opt-in debe dejar claro que la persona se está suscribiendo para recibir mensajes en WhatsApp, qué va a recibir, qué empresa envía y cómo darse de baja. Conserve el registro.
Uso indebido de la categoría de la plantilla. Enviar contenido de marketing por una plantilla de utilidad aprobada puede activar la revisión de la plantilla y restricciones en la cuenta. Las plantillas de utilidad respaldan una transacción o una solicitud del cliente. Las de autenticación verifican. Las de marketing promocionan. Use cada una solo para su finalidad aprobada.
Picos súbitos de volumen. Los saltos grandes antes de que la cuenta tenga historial parecen abuso. Aumente de forma gradual y manténgase dentro de su nivel actual.
Contenido prohibido. El contenido restringido puede activar una revisión a nivel de cuenta incluso en una WABA ya aprobada, incluidos productos para adultos, tabaco, productos financieros regulados, juegos de azar, afirmaciones de salud y bebidas alcohólicas en mercados restringidos. Revise la política aplicable antes de cada nueva campaña, no después.
Advertencias de calidad ignoradas. Meta suele advertir antes de restringir. Los equipos que no revisan el WhatsApp Manager se enteran solo cuando sus límites caen. Revise cada semana: la tendencia de la calificación de calidad, la tasa de bloqueo, las advertencias sobre plantillas y los cambios en el límite de mensajería.
Las restricciones aumentan por niveles. Una primera violación puede generar un bloqueo corto de los mensajes iniciados por la empresa. Las violaciones repetidas llevan a bloqueos más largos en todo el envío y pueden terminar en una desactivación permanente. Las restricciones se pueden apelar a través de Business Support Home en su portfolio, generalmente dentro de un plazo de apelación definido, pero las apelaciones toman tiempo y no están garantizadas. Prevenir cuesta mucho menos que recuperar.
Para agencias y proveedores de tecnología que gestionan varias WABAs de clientes, controlar la salud de las cuentas desde un solo lugar (seguimiento de calidad, riesgo de políticas, canales de escalamiento) conviene tenerlo antes de la primera restricción, y no después.
Sus primeros 90 días
Lo que haga en los primeros 90 días de envío determina, en gran parte, si la cuenta se mantiene sana. Comience con volúmenes bajos, listas con opt-in, plantillas cuidadosamente categorizadas y contenido relevante. Construya una calificación de calidad positiva antes de escalar.